A.      PENGERTIAN RAPAT

Rapat adalah pertemuan atau kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasil, perencanaan, penetapankebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi.

B.      JENIS-JENIS RAPAT

1.       Berdasarkan Tujuan

a.       Rapat penjelasan: untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

b.      Rapat pemecahan masalah: untuk menemukan pemecahan tentang suatu yang sedang dihadapi.

c.       Rapat perundingan: untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2.       Berdasarkan Sifat

a.       Rapat resmi: rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku.

b.      Rapat tidak resmi: rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.

c.       Rapat terbuka: rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.

d.      Rapat tertutup: rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3.       Berdasarkan jangka waktunya

a.       Rapat mingguan: rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b.      Rapat bulanan: rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.       Rapat semester: rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

d.      Rapat tahunan: rapat yang diadakan setahun sekali.

4.       Berdasarkan Frekuensi

a.       Rapat rutin: rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan.)

b.      Rapat insidentil: rapat yang tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.

5.       Berdasarkan Nama

a.       Rapat kerja: untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b.      Rapat dinas: membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan.

c.       Musyawarah kerja: kata lain dari rapat kerja.

6.       Berdasarkan urgensinya

a.       Rapat biasa: untuk membahas masalah-masalah yang sudah dianggap biasa.

b.      Rapat penting: untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi/perusahaan itu sendiri.

7.       Berdasarkan pesertanya

a.       Rapat vertikal

b.      Rapat horizontal

C.      MANFAAT DAN TUJUAN RAPAT

1.       Menyebarkan informasi

2.       Mendapatkan feedback yang diharapkan

3.       Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4.       Memberi solusi dari permasalahan yang ada

5.       Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

D.      PROSEDUR RAPAT TELECONFERENCE

1.       Menentukan masalah dan tujuan rapat

2.       Mempersiapkan perlengkapan rapat

3.       Menyediakan tempat rapat

4.       Membuat daftar hadir rapat

5.       Mempersiapkan peserta rapat

6.       Mempersiapkan bahan rapat

7.       Mencatat hasil rapat

8.       Pendistribusian hasil rapat

9.       Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat